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Maiores benefícios do BI para a sua empresa.

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Maiores benefícios do BI para a sua empresa.
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BI é um termo que está sendo cada vez mais utilizado, mas muitas pessoas, inclusive empresários, ainda têm muitas dúvidas do que isso significa.

 

BI

Mas o que é BI?

– Definição: A sigla vem do inglês Business Intelligence e significa Inteligência de Negócio.

BI usa o maior número possível de Dados que uma empresa gera para extrair informações e adquirir conhecimentos a respeito de cada negócio, seja do setor financeiro, operacional, comercial ou de marketing, sempre com o objeto de trazer benefícios para a empresa.

Esses benefícios podem ser diversos, como por exemplo uma maior precisão nas tomadas de decisões, maior conhecimento sobre os pontos fortes e fracos da empresa, maior conquista e fidelização de clientes, entre tantos outros.

Para ajudar a entender melhor o que significa essa “Inteligência de Negócio”, é necessário entender primeiro o que são dados. Todo negócio gera dados o tempo todo.

Cada produto produzido, cada serviço realizado, cada venda concluída, gera um tipo de dado, mas todos esses dados são perdidos se não forem guardados em algum lugar.

Grande parte desses dados podem ser guardados pela empresa, permitindo que sejam transformados em informações úteis para o negócio.

O que podemos com toda certeza afirmar é que: dados guardados em conjunto ganham significado;

E alguns bons exemplos disso são:

– A quantidade de Produtos Produzidos e Vendidos ao longo de um mês;

– Quanto a empresa gerou de receita pelas vendas;

– Quanto a empresa gastou ao longo do mês com a produção dos produtos e com os custos administrativos: aluguel, energia, água, internet, celular, entre outros;

– Qual foi o lucro no final de cada mês;

– Quantos novos clientes são conquistados em cada mês;

– Quantos clientes só compraram uma única vez e nunca mais voltaram;

– Qual o nível de satisfação dos clientes em relação aos produtos que estão comprando e em relação a empresa no geral (processo de compra, suporte para problemas, atendimento para dúvidas, entre outros);

Esses conjuntos de informações permitem encontrar os principais problemas, entender os pontos fortes, gerar novas ideias, gerar indicadores para avaliar o atingimento, ou não, das metas, entre muitas outras coisas.

Porém, o mais importante é a empresa utilizar todo esse conhecimento adquirido como base para desenhar as melhores estratégias e tomar ações para aumentar o lucro e permitir um crescimento cada vez maior da empresa.

Sendo assim o BI ou Inteligência de Negócio, é todo esse processo de coleta de dados, geração de indicadores, análises detalhadas e definições de ações estratégicas que tem sempre o objetivo de melhor a empresa de alguma forma.

Mas, quais são os maiores benefícios do BI?

As empresas que conseguem registrar corretamente os dados gerados no dia a dia e que conseguem rapidamente utilizar esses dados para aplicar BI em qualquer parte de seu negócio ganham a capacidade de atacar seus maiores problemas, reduzir seus maiores riscos, focar nos seus pontos mais fortes, gerar indicadores para avaliar o atingimento, ou não, de suas metas, descobrir os melhores e piores perfis de clientes para seus negócios e criar produtos e serviços personalizados que serão um diferencial fundamental para conquistar e fidelizar clientes. 

Aplicando BI de forma rápida e precisa, conseguem conquistar clientes dos seus concorrentes (aumentar seu market share), aumentar seus lucros e acelerar muito seu crescimento.

Aplicar BI pode trazer todas essas vantagens, mas não o aplicar pode trazer grande risco para a empresa. 

Atualmente, empresas por todo o mundo vêm investindo cada vez mais em novas tecnologias e fatalmente as empresas que não aplicarem BI perderão muitos clientes para essas empresas que estão aplicando, pois elas conseguirão otimizar os seus processos internos, oferecer melhores produtos e serviços e conseguir identificar e atrair de forma mais eficiente os clientes com maior potencial de geração de receita.

Um bom exemplo de um dos maiores benefícios que o BI pode trazer seria aplicado às hipóteses que os gestores criam com base em suas teorias pessoais baseadas nos seus anos de experiência (Feeling), que poderão ser comprovadas ou rejeitadas usando como evidência os dados e as informações que a própria empresa gera. 

Essa confirmação de hipóteses pode trazer a confiança necessária para a tomada de grandes decisões estratégicas que podem gerar o diferencial que a empresa precisa para vencer no mercado.

Um exemplo real do cenário descrito acima seria uma hipótese de um gestor que afirma que a maior parte dos lucros da empresa é gerada por um produto que apresenta o maior número de vendas todos os meses. 

O BI poderia cruzar os dados de produção e de vendas da empresa para descobrir que, na verdade, o produto que gera a maior receita é um dos produtos menos vendidos, mas que possui uma margem de lucro tão alta que faz o lucro total dele superar o lucro total de todos os outros produtos no final de cada mês. 

Sem o BI, a empresa provavelmente continuaria investindo seu capital e seus maiores esforços em produtos secundários e não focaria quase nenhum esforço no seu melhor produto, perdendo um grande potencial de aumentar seus lucros e de acelerar seu crescimento. 

Como aplicar BI em sua empresa?

Para aplicar BI em sua empresa, alguns pré-requisitos são necessários:

– A empresa precisa guardar, com integridade e exatidão, o maior número possível de dados gerados por ela mesma ou por qualquer interação que realize com seus clientes, seus fornecedores, com o público nas mídias sociais e com quaisquer outros agentes;

– É necessária a colaboração de todas as pessoas da empresa, pois todos são responsáveis pelo registro íntegro e exato dos dados gerados no dia a dia da empresa. Se apenas algumas pessoas não colaborarem, todo os resultados gerados pelo BI podem ser comprometidos;

– É necessário ter um local digital para registrar os dados. Esse local pode ser um dos sistemas internos da empresa, sua plataforma de vendas online ou até mesmo planilhas de Excel;

– Deve existir um Dashboard que exiba de forma online ou o mais atualizada possível, todos os indicadores e informações relevantes para o negócio. O acesso a esse Dashboard deve sempre estar liberado para todos os gestores e todos os envolvidos nas tomadas de decisões estratégicas da empresa. 

– A empresa deve possuir um canal de comunicação aberto que possibilite comunicar os resultados semanais, mensais e anuais para todos os seus colaboradores e gestores.

Dessa forma, uma Cultura de Dados passa a ser criada e reforçada, pois todos sempre estarão visualizando o valor gerado quando os dados são armazenados corretamente;

Cadernos, Livros-Caixa e quaisquer outros dados registrados de forma não digital, não poderão ser utilizados pelo BI se não forem digitalizados. 

Todos os dados precisam estar digitalizados e armazenados em um local digital. 

Atualmente, as empresas já registram um grande volume de dados em planilhas de Excel e em diversos outros sistemas e plataformas que coletam e organizam dados quando são utilizados. 

Alguns exemplos são:

ERP: Sistema de Gestão Integrada da empresa. 

Responsável pelo controle Financeiro, controle de Estoque, controle de Compras e Vendas e por qualquer atividade que envolve transações financeiras e de produtos. 

Esse sistema registra dados sempre que a empresa produz ou compra novos produtos, vende um produto ou um serviço, paga alguma despesa mensal fixa ou realizar qualquer outra atividade desse tipo.

CRM: Sistema de Gestão Comercial.

Responsável pelo relacionamento com Leads e Clientes durante todo o processo de venda do produto ou serviço. É o sistema responsável pela gestão do Funil de Vendas. 

Nele são armazenados os dados pessoais e os registros das atividades realizadas por cada Lead e cada Cliente da empresa, bem como os registros das atividades que a empresa realizou ou planeja realizar com cada um deles.

BPM:

Sistema responsável pelo registro e pela gestão dos processos da empresa.

Nele são registradas as etapas de cada processo e quem são os responsáveis por cada uma delas (Workflow). 

Alguns desses sistemas também podem monitorar a execução dos processos em tempo real, registrando a quantidade de vezes que processo foi concluído com sucesso, apresentou algum erro em alguma etapa específica ou falhou completamente;

Sistema de RH:

Sistema responsável pelos dados de todos os colaboradores da empresa e pela gestão dos dados das pessoas que estão participando de processos de recrutamento. 

Também é utilizado para armazenar documentos e gerenciar processos jurídicos que a empresa possua envolvimento.

Extraindo os dados de cada um desses sistemas e integrando-os em um único local, é possível gerar indicadores poderosos e vitais e realizar análises que vão permitir a definição de ações efetivas para o crescimento do negócio.

A demonstração desses Indicadores e das principais informações descobertas geralmente é feita por meio de um Dashboard, que em uma única visão apresenta os gráficos e as informações mais relevantes, permitindo análise rápida e otimizada para os gestores.

Mas todos esses processos de registros de dados, de integração das informações dos sistemas e de apresentação dos dados em Dashboards não são simples de serem feitos.

O registro dos dados geralmente apresenta falhas sistêmicas e humanas que comprometem a qualidade dos dados armazenados. 

Para mitigar os efeitos negativos dessas falhas, existem milhares de métodos e tratamentos que podem ser aplicados nos dados coletados, possibilitando a correção de erros humanos e sistêmicos, complementando informações ausentes, enriquecendo os dados com informações externas, entre muitas outras possibilidades.

A integração dos dados exige análise criteriosa e detalhada de todos os dados e sistemas envolvidos e exige um processo com etapas bem definidas e planejadas. 

Um mesmo dado pode estar registrado com um formato em um sistema e com outro formato em outro, podendo ocorrer erros no momento da integração. 

A análise prévia possibilita identificar essas diferenças e tratá-las muitas vezes de forma automatizada durante a própria integração.

Já a configuração do Dashboard exige familiaridade com os dados, com as metas estabelecidas, com os detalhes dos indicadores que serão gerados e necessitará de um modelo visual simples e amigável para facilitar o uso dos gestores. 

Nenhum Dashboard deve ser igual ao outro, pois cada Dashboard deve ser adaptado às necessidade particulares de cada empresa, podendo evoluir ao longo do tempo, conforme as necessidades e prioridades da empresa evoluírem.

 

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